Este modo de trabalhar traz vários problemas com impacto na produtividade e na qualidade do resultado do nosso trabalho. Em primeiro lugar torna o foco em tarefas que requerem concentração muito difícil, o que nos leva a que demoremos mais tempo e a cometamos mais erros nessas tarefas. É mais difícil de distinguir o que é realmente urgente e por isso nem sempre conseguimos dar resposta. Além disso, coisas podem ficar por fazer porque se não conseguimos dar resposta imediata a, por exemplo, um pedido no whatsapp, é provável que venha a ficar esquecido.
Tendo a aconselhar a que se reduza o número de ferramentas de comunicação e que, pelo menos em equipa, se acordem canais de urgência e como as ferramentas são usadas.
Deixo de seguida algumas sugestões.
O email
O email é uma ferramenta de comunicação assíncrona, ou seja, não deve ser usada com expectativa de resposta imediata e isso deve ser claro. Deve ser usado em particular nas situações em que a informação é complexa e deve ficar estruturada.
Em equipa podemos acordar várias coisas para facilitar a priorização já que a maior parte das pessoas recebe muitos emails.
Campos para e cc
Em primeiro lugar, podemos combinar enviar os emails só para quem realmente tem de os receber. Usar o campo “para” para as pessoas que devem dar resposta ou fazer alguma coisa e o campo “cc” para quem tem de tomar conhecimento, mas não tem de fazer nada.
Se recebe muitos emails em que está em cc, veja a dica no fim deste artigo para ser mais produtivo a tratá-los.
Escrever um assunto que ajude a priorizar
Podemos combinar identificar no assunto a urgência da resposta (e urgente não é um prazo!) e escrever assuntos que permitam identificar o que é pretendido.
Em geral, a maior parte das pessoas escreve assuntos no email muito genéricos ou até inadequados (reutilizam o assunto do email que estão a fazer “responder” apesar do tema já ser outro). Podemos mudar sempre o assunto do email! 😊
Exemplos de bons assuntos:
[até 3 jan]: informação que precisam de enviar para preparar relatório X
[até 21 jan]: fatura para pagamento do serviço Y
Para vossa informação: novas regras de financiamento
Dar confiança de que o assunto está a ser tratado
Há emails que não são logo respondidos por exemplo porque estamos ocupados, esperamos informação ou temos de fazer algo para poder responder. Para “acalmar” e dar confiança à pessoa que enviou o email, podemos sempre responder a informar que vimos o email, mas só daremos resposta daí a uns dias. Isto evitará mais emails e telefonemas para saber se estamos em cima do assunto.
O telefone
O telefone é um meio que nos permite resolver problemas rapidamente e é particularmente importante quando uma conversa síncrona é necessária e mais produtiva.
No entanto, alguns telefonemas podem ser um email, ou pelo menos na minha experiência. Um email, por exemplo, é um canal mais adequado quando por exemplo estamos a pedir informação de outra pessoa. É claro que é muito mais conveniente para quem liga despachar o problema no telefone. Não tem de pensar mais nisso e garante resposta.
Tendo a usar pouco o telefone ou então a perguntar por outro canal quando é mais conveniente ligar.
O Sms
Gosto particularmente do sms para comunicação urgente pois é um canal que para a maior parte das pessoas não está muito sobrecarregado.
Por exemplo, se enviamos um email em que precisamos de resposta rápida, podemos enviar de seguida um sms como “Enviei um email que preciso de resposta urgente. Assim que puderes vê.” Ou “Enviei um email que preciso de resposta imediata, liga-me quando puderes”. Também podemos telefonar nesses casos e usar o email para enviar a informação necessária como complemento.
Serviços de chat (Skype, teams, whatsapp….)
Estes canais são úteis para conversas/troca de informação relativamente simples. No entanto, é importante não usar mais do que um canal e respeitar os sinais de indisponibilidade dos outros.
Distribuir informação por várias destas ferramentas aumenta a probabilidade de que algo ficará esquecido. Devemos evitar usá-las para pedir alguma coisa pois nada garante que a pessoa possa logo fazer e que não se vá esquecer. No limite podemos sempre enviar um email que permite uma gestão de seguimento mais organizada.
Experimente promover a reflexão em equipa sobre este tema. Este é um problema organizacional e cultural. Podemos acomodar-nos ou podemos influenciar a que algo mude.
“Você não está preso no trânsito. Você é o transito”. 🙂
Saber mais
Explorei um pouco o tema da comunicação no artigo Práticas culturais para mais produtividade e menos burnout em Portugal
Dica para quem recebe muitos emails em cc:
Pode e deve criar uma regra automática para que os emails em que o seu endereço esteja no campo cc sejam retirados automaticamente da caixa de entrada (onde devem estar as coisas a que deve realmente dar resposta) e colocados numa pasta (que deve ver com a frequência necessária para estar informado). De seguida deixo os links para o fazer no Outlook ou Gmail.
Como definir uma regra em que meu nome não está no campo Para ou Cc no Outlook? (extendoffice.com)
How to Get Cc Emails Out of Your Inbox in Gmail
FERRAMENTAS
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