Ando há algum tempo para escrever sobre (1) os benefícios e (2) como criar as condições para sermos produtivos a trabalhar a partir de casa e a motivação para avançar com este tema foi atualmente estar muita gente a ser obrigada a fazê-lo.

(1) Os benefícios de trabalhar a partir de casa e como minimizar riscos

Noto que em Portugal a maioria das empresas ainda não está aberta à possibilidade de permitirem os seus quadros trabalharem a partir de casa (comparando com outras empresas em que têm menos secretárias do que colaboradores) e podem haver boas razões para isso.

Um dos maiores receios é as pessoas trabalharem menos e misturarem responsabilidades pessoais no dia de trabalho. Aqui ainda temos a ideia de que o facto das pessoas estarem “longe da vista” as vai fazer menos produtivas esquecendo que o presentismo (o que é importante é estar, aparecer mesmo que não esteja a produzir) também não é produtivo.

Sendo uma realidade relativamente recente, os estudos que começam a existir sobre o impacto de trabalhar em casa sugerem que, na realidade, as pessoas são mais produtivas. Curiosamente até têm menos distrações em casa do que no escritório (um estudo contabilizou 27 minutos de distrações por dia de quem trabalha em casa comparado com 37 minutos por dia de quem trabalha no escritório).

A dificuldade das pessoas se conseguirem concentrar em casa é um medo que é relevante. Quando questionados pela dificuldade em se concentrarem, 8% dos que trabalham em casa dizem ser difícil concentrarem-se o que comparando com 6% que no escritório dizem ter essa dificuldade nos leva a pensar que não é assim tão significativa a diferença. Não é à toa que a resposta à pergunta “para onde vai quando precisa de se concentrar?” não é “O escritório”.

Havendo a capacidade e condições (e vontade de ambas as partes) para trabalhar a partir de casa, parecem existir benefícios tanto para as pessoas como para as empresas. A flexibilidade permite as pessoas lidarem com responsabilidades pessoais, poupam dinheiro e tempo em transportes, parece haver menos stress e melhores níveis de saúde.

Para as empresas também há redução de custos (e nem estou a falar do estudo de 2017 que indica que os trabalhadores estão dispostos a receber menos 8% de salário pela opção de ficar a trabalhar em casa).

O trabalho em casa pode ser pontual (um ou dois dias por semana) ou todos os dias. Se as pessoas trabalharem sempre em casa é importante que as empresas criem momentos em que estas venham ao escritório para reforçar laços e aprendizagens muitas vezes que acontecem informalmente. Quanto mais experiente for a pessoa mais produtiva será. Quanto mais inexperiente for a pessoa maior é o risco.

É também importante garantir que a pessoa tem as ferramentas para realizar o seu trabalho fora do escritório e comunicar com os colegas. Hoje em dia tudo isto é facilitado por sistemas de informação para gestão tarefas, prazos, responsabilidades, comunicação e atualização do estado das tarefas como estes de que já falei.

É também necessário um maior planeamento por parte de quem gere o trabalho e a capacidade de dar autonomia e flexibilidade (em vez de microgestão).

(2) Como criar condições para ser produtivo a trabalhar em casa

Existem dois riscos de trabalhar em casa que estão associados ao nosso perfil pessoal:

1. O trabalho entra na casa (e não há hora para terminar);
2. A casa entra no trabalho (e há sempre outras coisas para fazer que podem ser tarefas domésticas ou outras distrações).

O mais importante, em qualquer destes casos, é passarmos a mensagem a nós mesmos que nos queremos focar, que estamos a trabalhar e criarmos condições à nossa volta para facilitar isso mesmo.

Antes de começar

Ter um espaço dedicado ao trabalho facilita. Às vezes nem precisa de ser um escritório, mas ter uma mesa reservada a isso que passe a mensagem a nós (e aos outros) que quando ali estamos é o momento de trabalhar.

É também importante passarmos (com carinho) essa mensagem a quem vive connosco para que esse espaço e esse tempo seja respeitado.

Outro modo de passarmos a mensagem (a nós e aos outros) de que estamos a trabalhar é vestirmo-nos (vs. ficar de pijama) mesmo que seja roupa confortável. 🙂

É também importante garantirmos que temos as condições necessárias para trabalhar. Hoje em dia a tecnologia facilita muito o trabalho remoto. Precisamos de garantir que temos as ferramentas e acesso à informação que necessitamos.

Podemos fazer reuniões por videoconferência usando o Skype ou o Whereby (que permite reunir com até mais 3 pessoas na versão grátis e tem melhor qualidade de ligação que o Skype muitas vezes). 

Se estamos a colaborar com outros na produção de um documento, podemos usar por exemplo os documentos partilhados da google onde editamos em simultâneo e criamos conversas/comentamos os conteúdos (Inserir-Comentário).

Potenciar o foco ao longo do dia

Ter um horário e rotinas ajuda a mantermo-nos focados.

É certo que podemos aproveitar a liberdade de horário mas isso não deve ser a regra se queremos criar o equilíbrio entre as várias vertentes da nossa vida.

Saliento que embora o horário possa não ser exatamente o do escritório, é necessário garantir que estamos disponíveis e contactáveis nas horas “normais” para nos podermos sincronizar com colegas e criarmos confiança.

A criação de rotinas profissionais e pessoais são essenciais para manter o foco para quem está a trabalhar em casa e lidar com as tentações como as que falo de seguida.

Tentação 1: não conseguirmos parar de trabalhar.

Ajuda marcarmos coisas ao fim do dia (para obrigar a parar) ou defirmos por exemplo um horário de almoço ou para fazermos pausas ao longo do dia. Quando cedemos a esta tentação podemos chegar ao fim do dia mais cansados do que quando vamos para o escritório.

Na mesma linha de ideia, é importante trazermos para o dia-a-dia oportunidades para estarmos com outras pessoas e outros momentos de lazer.

Tentação 2: distrairmo-nos

Ajuda escrevermos no início do dia (ou no fim do anterior) o que queremos fazer nesse dia. É uma sublista da lista interminável de tarefas mas vai ajudar a trazer-nos foco durante o dia para as realizar.

Outra estratégia é comprometermo-nos com prazos com outras pessoas como enviar algo até à hora do almoço. Ou comprometermo-nos connosco mesmos o que pode ser realizado fazendo um plano para o dia criando “compromissos” na agenda para fazermos o trabalho (das 9 às 11 escrever o artigo, das 11 às 12 rever relatório).

Há quem se comprometa com um horário de trabalho e só faz as “distrações” quando esse horário terminar.

Tudo isto requer alguma força de vontade (que é um recurso finito) por isso por vezes precisamos de uma ajudinha dificultando por exemplo o acesso às distrações.

Aparentemente o escritor Victor Hugo trabalhava nu e pedia para não lhe darem a roupa para não poder sair de casa. Hoje podemos sair de casa sem sair através da internet. Se esta nos traz tentações de distrações podemos usar ferramentas que bloqueiam o acesso a apps ou sites como o Blocksite, ou o Focalfilter (Windows) ou SelfControl (Mac), ou zerowillpower (ioS)

Ajuda também ter horários para as refeições se a distração é “vou ali à cozinha ver o que há para comer”.

Também podemos planear o dia com base nos nossos níveis de energia física e mental. Por exemplo, se temos menos energia depois do almoço, programamos tarefas que requeiram interação com outros como reuniões online ou telefonemas ou algo que gostemos de fazer para esse período. E podemos proteger os momentos que em que temos mais energia e concentração para fazer tarefas que requeiram concentração ou maior esforço da nossa parte.

Isso comigo não funciona porque “eu não sou assim”

Trabalhar em casa pode não ser para toda a gente e não há mal nenhum nisso.

Para aqueles que até reconhecem os benefícios de trabalhar em casa mas acham que “não é para eles” (e até gostariam) deixo o link para outro artigo sobre os nossos guiões, as histórias que contamos a nós mesmos sobre quem somos e porque fazemos coisas que são contrárias aos nossos interesses.

E como diria o Henry Ford “Quer você acredite que consiga fazer uma coisa ou não, você está certo.”