Hoje em dia a maior parte de nós faz mais reuniões em videoconferência. Deixo algumas dicas para as tornar mais produtivas e para projectarmos uma melhor imagem.
Para participar numa reunião
🚀Escolha o sítio em que maximize a possibilidade de ter luz de frente (com luz atrás ficará em contraluz e vê-se mal) ou coloque um candeeiro à sua frente.
🚀Arrume o que está por trás de si. Experimente ver o que é capturado pela câmara antes entrando por exemplo na aplicação da reunião. Pode usar os fundos virtuais mas muitas vezes o resultado é pior (em particular se não tiver uma tela atrás) ou a escolha do fundo é questionável.
🚀Coloque o computador de modo à câmara ficar alta. Evite filmar de baixo. Pode usar uma caixa para subir ligeiramente o portátil. A regra é olhar ligeiramente para cima para olhar para a câmara.
🚀Vista-se … mesmo da cintura para baixo pois poderá ter de se levantar. 😊 Normalmente uso calças confortáveis pretas e calço ténis.
🚀Use auriculares para melhorar a captura da sua voz (e não incomodar quem está à volta). Desligue o seu microfone quando não está a falar para reduzir o feedback.
🚀Se possível use cabo de rede e desligue aplicações que não está a usar para ter mais largura de banda.
🚀Se usa um portátil ligado a um monitor externo, vire-se para o portátil ou coloque uma câmara em cima do monitor externo. Deste modo não parece que está a fazer outra coisa noutro computador 😊
Para moderar uma reunião
Às vezes as reuniões em videoconferência podem-se estender por mais tempo e serem mais confusas… 😮
🚀Use sempre que possível câmara para facilitar a comunicação. Isto é ainda mais importante se estivermos a comunicar numa língua estrangeira.
🚀Se for uma reunião de equipa, promova um momento de conexão/descontração no início lançando uma pergunta ou pedido às pessoas para mostrarem algo no espaço onde trabalham (ou os chinelos). Continuamos a ser humanos e a conexão que criamos fora dos momentos formais de trabalho tem alto impacto na produtividade e como trabalhamos juntos.
🚀Tenha uma lista de temas a tratar. Pode ser um simples email ou a agenda da reunião, dependendo do grau de formalidade. Isto é uma boa prática para qualquer reunião.
🚀Evite conversas paralelas ou temas que só interessam a um pequeno grupo. Promova que essas pessoas façam uma reunião antes ou depois.
🚀Deixe os outros terminarem de falar. Ajuda só quem está a falar ter o microfone ligado (até para minimizar ruídos exteriores). Se for muita gente pode ser necessário haver um moderador “oficial” e as pessoas pedirem a palavra. O Zoom por exemplo tem uma possibilidade de pedir para falar. E há sempre o levantar o dedo 😊
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AO COMANDO DA OBJETIVO LUA
Ana Relvas, Ph.D & Consultora de Desempenho
Ana Relvas é a propulsora da Objetivo Lua, projeto que cresceu da sua vontade em ajudar outros a concretizarem o seu potencial e foi construído sobre uma carreira de mais de 10 anos como Gestora e Engenheira Aeroespacial.
É esta experiência que, aliada à formação como Coach e Master Practitioner em Programação Neurolinguística, permite entender os desafios profissionais atuais e desenhar programa para cada pessoa, equipa ou empresa.