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Tenho observado que parte dos desafios na “gestão de tempo” individuais têm como causa problemas na gestão do trabalho da equipa e não haver uma estratégia organizacional para organizar o trabalho.

Quando pergunto: “Como gerem tarefas, que tipo de ferramentas usam?” a resposta normalmente é vaga ou “cada um faz como quer” ou cada projeto tem a sua metodologia. Quando conheço as equipas percebo que têm muitas reuniões e muita comunicação acontece em plataformas tipo teams.

Vejo por exemplo poucas empresas a terem uma plataforma onde esteja registado o que cada um tem a fazer e quais os prazos. A informação está espalhada por atas, exceis, e mensagens no teams (o que pode ser uma boa estratégia para aqueles que querem que as tarefas não tenham seguimento, e causar distrações ao longo do dia para promover equipas pouco produtivas e erros no trabalho 😐).

Se há algum registo, fica ao cargo de cada um fazer a sua gestão, agregar a informação e planear de acordo. Mais uma perda de tempo (e dinheiro) … 🥴

Hoje quero partilhar uma estratégia que contribui um pouco para uma melhor gestão do trabalho em equipa e contribuir para equipas mais proativas, particularmente importante quando não há nenhum tipo de sistema que suporte a distribuição de trabalho individual e em equipa.

Uma estratégia usada para envolver os membros da equipa, planear e gerir riscos é a promoção de reuniões diárias curtas e altamente focadas. Acho particularmente interessante e útil a estrutura das reuniões diárias, presenciais, sempre à mesma hora, de 15 minutos da metodologia Scrum no mercado de desenvolvimento de software.

Cada membro da equipa deve estar preparado para responder às perguntas seguintes:

1 – O que fiz ontem?
2 – O que vou fazer hoje?
3 – Quais são os obstáculos no meu caminho?

Estas reuniões são mesmo curtas. 15 minutos, em pé (stand-up meetings), altamente focadas.

E com isto, pretende-se criar equipas motivadas com um papel ativo. As equipas são encorajadas a contribuir no como fazer as coisas de um modo melhor, mais rápido, a identificarem as causas de problemas e atrasos, e como os corrigir.

Para todos é claro quais são os objetivos a curto prazo e como estão a contribuir para eles.

A resposta a estas perguntas traz visibilidade a todos do progresso, dependências e uma visão global do que está a ser feito. Constrói também uma equipa capaz de contribuir para a resolução dos obstáculos mesmo quando não estão diretamente envolvidos.

A experimentar?