O Outlook é usado na maioria das empresas, mas tem limitações para gerir tarefas e calendário.

Uso ferramentas da Google pois permitem-me automatizar um conjunto de tarefas, gerir melhor o email e a minha agenda mas reconheço que nem todos têm a sorte de o poder fazer.

Há pessoas que têm a agenda profissional no Outlook e depois têm outras agendas como a pessoal ou a agenda partilhada das atividades da família na Google. Por outro lado, uma boa prática é termos só uma agenda, ou pelo menos conseguirmos ver essa informação em simultâneo pois essa ideia de sermos capazes de separar a vida pessoal da profissional é um mito. A vida é só uma e tudo acontece ao mesmo tempo.

Existem várias dificuldades para manter as agendas visíveis e atualizáveis num só sítio e uma delas é que as opções mais comuns que se encontram na net não permitem fazer alterações às agendas. Por exemplo, até podemos ver a agenda profissional do Outlook no calendário Google no telemóvel mas não podemos alterar nada.

A minha sugestão deste mês é uma aplicação chamada OutlookGoogleCalendarSync que permite sincronizar nos dois sentidos os calendários. Assim, passa a ver a agenda do Outlook no calendário da Google e vice-versa. Qualquer alteração num sítio terá repercussões no outro.

Sugiro que no Calendário Google: crie um calendário onde os eventos do Outlook serão colocados. Chame-lhe por exemplo Outlook. Podia optar por dizer à aplicação de sincronização para colocar os eventos do Outlook no seu calendário, mas isso pode trazer problemas no futuro de sincronização. Além disso, assim tem a possibilidade de distinguir a cor diferente quais são os eventos do Outlook pois cada calendário tem uma cor diferente. Note que vê todos os calendários em simultâneo, mas também pode escondê-los.

Instale a aplicação OutlookGoogleCalendarSync e configure-a nos settings definindo

1. qual o calendário do Outlook que deve ser sincronizado,
2. qual o calendário da Google onde os eventos do Outlook devem aparecer,
3. as opções de Sincronização (lembre-se de escolher a sincronização nas duas direções) e
4. o comportamento da aplicação (por exemplo se liga quando liga o computador). Depois sincronize os calendários. Da primeira vez demorará mais.

Para se organizar, planear e gerir prioridades, convido-o para o Gestão de tempo para gente ocupada.