À medida que o tempo passa, o Outlook começa a agregar muita informação e por vezes precisa de encontrar algo como um email que recebeu ou enviou no passado. O Outlook oferece uma poderosa capacidade de pesquisa nos seus registos o que o pode ajudar a encontrar o que precisa sem ter muito trabalho por exemplo a organizar os emails.

Por vezes alguns dos meus clientes referem que o Outlook não retorna a informação que precisam e que sabem que existe. Por isso acabam ou por deixar todos os emails na caixa de entrada ou usar uma estrutura de pastas complexas.

O Outlook pode não estar a conseguir encontrar o que precisam por exemplo por não estarem a tirar partido do potencial de pesquisa do Outlook ou não estarem por exemplo a fazerem a pesquisa em todas as pastas.

Assim que clica (1) na barra de pesquisa ao pé da sua lista de emails, um novo separador chamado Procurar (2) aparece.

Este separador permite-lhe fazer pesquisas muito mais refinadas como por exemplo procurar pelo email de uma pessoa em particular, numa determinada altura, etc. Há medida que vai clicando em cada um dos botões o campo da pesquisa vai sendo atualizado para refinar e acelerar a sua pesquisa.

Se não está a encontrar a informação que precisa pode não estar a usar as palavras certas ou a procurar no sítio errado.

Note que quando faz a pesquisa, normalmente por omissão, está a procurar na pasta atual (3). Se não tem a certeza de onde está o que procura, deve escolhar realizar a pesquisa escolhendo Todas as pastas como ilustrado na imagem seguinte.

Esta é uma das dicas mais simples que dou no Curso Online OUTLOOK para profissionais ocupados que pode fazer ao seu ritmo, quando lhe for mais conveniente.

Se quer usar o Outlook para aplicar boas práticas para planear, gerir prioridades e a lista de emails interminável que todos temos, visite a página do curso.

A tecnologia deve servir para nos ajudar e não para nos dar mais trabalho!