Tempo de Leitura: 4 minutos

Já há alguns anos que tenho vindo a experimentar ferramentas informáticas visuais para gerir tarefas e/ou trabalho em equipa usando o método Kanban (um dos processos da metodologia lean da Toyota). Há algum tempo que nenhuma ferramenta deste género me impressionava tanto como o Kanbanflow. Além das funcionalidades mais ou menos típicas deste tipo de software, o Kanbanflow tem integrado um cronómetro para quem quer implementar a técnica do tomate para melhorar o seu foco e ter noção de quanto tempo demora em cada tarefa…e perceber para onde vai o tempo. Neste artigo explico o conceito do método Kanban e como o Kanbanflow o pode ajudar a ser mais produtivo, organizado e focado. É uma ferramenta bastante flexível por isso pode ser adaptada às necessidades e modo de trabalhar de cada um. Registe-se no site kabanflow.com e experimente!

O que é o método kanban?

kanban-toyotaA palavra kaban tem origem japonesa e significa quadro com avisos. Era originalmente uma representação dos vários passos de uma linha de produção, usado no sistema Just In Time da Toyota. Hoje em dia este método é usado não só nas linhas de produção mas também para gerir equipas e outros projetos como por exemplo de desenvolvimento de software.

 

Como usar o método kanban?

Pode-se aplicar este método usando ferramentas informáticas ou com uma estratégia mais analógica, bastando ter um quadro branco e post-its. Pode usar post-its de diversas cores para distinguir o tipo de tarefas, a sua urgência ou quem é responsável. Sendo uma metodologia visual muito simples, facilmente se faz um ponto de situação e coordena a equipa. 

kanban-analogico

 Cada quadro tem duas dimensões importantes e cada pessoa define o que fizer mais sentido para a sua realidade:

  • Colunas que representam as fases do processo de trabalho.
  • Os cartões/post-its que representam tarefas.

O exemplo mais simples de um quadro Kanban para gestão de tarefas é ter uma coluna para as tarefas a fazer, as tarefas em progresso e as tarefas feitas. Cada cartão estará na coluna correspondente à fase que está e vai transitando de coluna para coluna consoante o progresso.

kanban-simples

 

As colunas podem representar as fases de um projeto. Por exemplo, se produz conteúdos e cada conteúdo vai passando por várias fases pode definir as seguintes colunas: conteúdos a produzir (que lista as ideias ou pedidos de textos a escrever), em progresso (conteúdos que estão a ser tratados neste momento), em revisão (conteúdos já produzidos e que estão em fase de revisão), para publicar (conteúdos já revistos e que estão prontos para ser publicados), publicados (os conteúdos que já foram publicados). Imagine que um conteúdo seria um artigo sobre o kanbanflow. Criaria o cartão “artigo kanbanflow” e este cartão transitaria de coluna para coluna consoante o estado da produção em que estava.

Por exemplo em projetos de desenvolvimento de software, pode ter as colunas próximos issues, em análise, desenvolvimento, teste, feitos, para produção.

kanban-desenvolvimento-software

Numa equipa de recursos humanos, o processo de seleção de candidatos pode também ser gerido com este método em que são criadas por exemplo as seguintes colunas: lista de candidatos que submeteram CV, lista de candidatos a contactar, lista de candidatos com entrevista marcada, candidatos rejeitados, candidatos a fazer oferta, etc.

kanban-recursos-humanos

Se está à procura de emprego, pode também ter um quadro para gerir o estado das suas candidaturas em que as colunas podem ser: lista de candidaturas a fazer, candidaturas a fazer hoje, candidaturas em espera de resposta, entrevista marcada, em espera de resposta, rejeitado, oferta.

A ferramenta Kanbanflow

Agora que já expliquei o conceito do método kanban, vou mostrar algumas funcionalidades do software Kanbanflow. Este software pode ser usado para gerir as suas tarefas ou para gerir trabalho em equipa e permite criar cartões que representam uma tarefa ou um aglomerado de tarefas e o utilizador pode mover esses cartões para a coluna que pretender.

Para usar o Kanbanflow deve registar-se em kanbanflow.com.

É uma ferramenta online que pode usar no seu computador ou telemóvel. Existe uma versão grátis e outra paga. A versão grátis é suficiente para a maior parte das necessidades. Mais à frente falo das funcionalidades da versão paga. Se pessoas da sua equipa também se registarem, podem ter, por exemplo, um quadro onde todos acedem e visualizam quem é o responsável de cada tarefa.

De seguida vou apresentar algumas das funcionalidades para dar uma noção do potencial do kanbanflow usando o exemplo simples da escrita de um livro. Como pode observar, criei as colunas Em espera, Tarefas, Em progresso e Feitas e dentro de cada uma existem vários cartões.

kanbanflow-quadro

 

Os quadros e as tarefas

O kanbanflow tem o conceito de board (quadros) e o utilizador pode criar mais do que um. Eu tenho um quadro para as tarefas profissionais com as colunas que neste momento fazem sentido para mim (para ler, um dia/talvez, temas blog, em espera, tarefas, semana, hoje, feitas) e outro para um projeto pessoal. Cada cartão representa uma tarefa. Pode arrastar cada cartão entre as colunas.

Para aceder a um novo quadro, basta clicar no nome do quadro, em cima à esquerda:

kanbanflow-novo-quadro

 

Os cartões

Cada cartão/tarefa pode ter muita informação associada o que é muito útil porque lhe permite, num só sítio, ter informação que precisa para realizar uma tarefa. Por exemplo, pode adicionar texto de descrição, etiquetas, o tempo que estima que vai demorar, prazo, nome do responsável, etc. Pode também escolher a cor do cartão consoante o que faça sentido para si, atribuindo diferentes significados às cores.

kanbanflow-editar-tarefa

Pode definir subtarefas.

kanbanflow-editar-tarefa-subtarefas

Tem uma tab para escrever comentários que eu acho bastante útil para acrescentar notas ou o que estava a fazer quando parei da última vez.

kanbanflow-editar-tarefa-comentarios

Configurações

O kanbanflow é bastante flexível e pode ser configurado para responder às necessidades do utilizador.

Clicando no texto Administration (cima à direita) pode configurar cada quadro adicionando e definindo o nome das colunas e qual a informação que quer ver em cada coluna (por exemplo optei por mostrar as subtarefas na coluna em progresso mas esconder essa informação nas outras colunas para tornar o quadro mais legível).

kanbanflow-configurações

Pode também atribuir significados às cores de cada cartão.

kanbanflow-configurações-cores

No quadro das tarefas, pode ter em baixo a legenda do significado de cada cor. Se não a vir clique no icon colorido em baixo:

kanbanflow-cores

Pode também convidar outros utilizadores para acederem a esse quadro. Se atribuir utilizadores responsáveis a uma tarefa, vai aparecer o boneco que esse utilizador escolheu associado a essa tarefa para facilmente identificar quem é responsável pelo quê no quadro.

kanbanflow-configurações-utilizadores

Time Tracking (cronómetro)

Uma das minhas funcionalidades favoritas deste software é a capacidade de medir o tempo que demoro em cada tarefa (informação muito interessante se quer ter melhor consciência do tempo que realmente demora a fazer uma coisa e das interrupções a que é sujeito) e implementar o método do tomate muito útil para quem se quer focar.

A Técnica do Tomate (em inglês o nome desta técnica parece muito mais respeitável: Pomodoro Technique) é inspirada nos cronómetros de cozinha em forma de tomate e consiste em focar-se numa tarefa durante 25 minutos e fazer um intervalo nos 5 minutos seguintes. Ao fim de 4 “tomates” faz-se um intervalo maior de 15 a 20 minutos. A ideia é que durante o tempo que definiu não faça mais nada além da tarefa que se propôs fazer. Ver o tempo a contar vai ajudá-lo a resistir à tentação das interrupções internas. Se estimou quanto tempo vai demorar, esta funcionalidade permite-lhe também comparar a sua estimativa com a realidade.

O Kanbanflow permite configurar o tempo de foco e descanso. Por exemplo, para mim 25 minutos é um intervalo de tempo muito curto e tipicamente concentro-me durante 55 minutos numa tarefa mas isso depende da capacidade de foco de cada um e do tipo de tarefas que desempenha. Quando começa a contar clicando no botão Pomodoro Timer (em baixo à esquerda), o software pede-lhe para escolher a tarefa que vai fazer e no fim do tempo toca um alarme, ou seja vai associar as várias contagens de tempo dessa tarefa e permitir-lhe saber quanto tempo já gastou. Caso interrompa, pode parar a contagem e se quiser, escolher o tipo de interrupção. Depois de algum tempo pode analisar essa informação e isso vai ajudá-lo a perceber para onde vai o tempo (versão paga).

kanbanflow-temporizador

 

As minhas funcionalidades Premium/pagas favoritas

A versão paga tem várias funcionalidades bastante úteis. Por exemplo:

  • Pode adicionar ficheiros aos cartões;
  • Pode filtrar (por exemplo mostrar só os cartões com uma côr) ou procurar informação por texto;
  • Tem acesso a dados e estatísticas do tempo e interrupções;
  • Pode enviar tarefas a partir do email e um cartão é criado automaticamente;
  • Pode associar mais do que uma pessoa a uma tarefa.

 

FERRAMENTAS

O que faço quando está tudo a cair?

Se me perguntarem o que é mais importante para mim quando está tudo a cair ao mesmo tempo e eu estou atolada em projetos, telefonemas e emails, os MEUS três “essenciais” (são os meus mas posso emprestar)...

read more

Para conduzir o dia (e a vida)

“Quando não conduzimos o nosso dia, ele conduz-nos a nós.” Tenho muito esta frase do Jim Rohn presente no meu dia-a-dia pois reconheço pessoalmente a dificuldade de conduzir o dia para viver a vida que...

read more

AO COMANDO DA OBJETIVO LUA

Ana Relvas, Ph.D & Consultora de Desempenho

Ana Relvas é a propulsora da Objetivo Lua, projeto que cresceu da sua vontade em ajudar outros a concretizarem o seu potencial e foi construído sobre uma carreira de mais de 10 anos como Gestora e Engenheira Aeroespacial.

É esta experiência que, aliada à formação como Coach e Master Practitioner em Programação Neurolinguística, permite entender os desafios profissionais atuais e desenhar programa para cada pessoa, equipa ou empresa.

 

 

 

Soluções   Cursos   Recursos
Quem Somos   Blog   Contactos

 

 

 

Copyright © 2018 Objetivo Lua. Todos os direitos reservados. Powered by Business Config.

0