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Esta semana descobri uma coisa que me vai fazer poupar muito tempo no meu trabalho

É uma das estratégias que trabalho por exemplo nas formações de gestão de tempo que facilito: levar as pessoas a refletirem como podem simplificar ou automatizar tarefas recorrentes que realizam. Nesse sentido, o uso da tecnologia pode fazer diferenças muito significativas.

Vou contar-lhe a situação que vivi esta semana. Eu escrevo todos os artigos do blog, como este que está a ler agora, num ficheiro Word e depois copio esse texto para o blog (que é feito com base no WordPress). Só que quando colo o texto do blog a formatação original (títulos, pontos, etc.) fica transformada e por isso na maior parte dos casos preciso de fazer a formatação toda novamente.

Eu sei que não parece um grande esforço mas é algo que faço todas as semanas e muitas vezes leva a enganos.

Até que esta semana estava a fazer uma tarefa muito semelhante mas com muito maior volume de trabalho: introduzir textos relativos a um curso online que vou lançar muito em breve.

Enfadada com a tarefa e a começar a prever o tempo que isso me ia demorar porque o texto tinha uma formatação complexa, resolvi parar e procurar uma solução mais inteligente do que fazer isso à mão (se trabalha com o WordPress e quer incluir textos do Word sem perder a formatação instale o plugin mammoth…estou maravilhada!).

Mas na realidade às vezes estamos tão habituados a fazer uma tarefa de uma maneira que não paramos para pensar se podemos fazê-la de um modo mais rápido.

Para mim a motivação acontece muitas vezes quando, por alguma razão, preciso de repetir várias vezes a tarefa que normalmente até nem leva muito tempo mas que se repetida várias vezes pode produzir um volume de trabalho considerável. Nessas alturas encontro soluções para simplificar e automatizar a tarefa.

Só que não devia ser preciso chegar a esses cenários extremos.

Se pensarmos no tempo que ao longo destes anos eu já perdi a formatar os artigos no blog…ora se por cada artigo com este plugin eu ganho cerca de 15 minutos … 4 artigos por mês…12 meses por ano…quase 5 anos…podia ter poupado cerca 60 horas de trabalho.

Fora o tempo usado para fazer o mesmo tipo de tarefa para, por exemplo, os cursos online.

Impressionante!

Bem, agora que acabei de escrever este artigo vou usar o plugin para o introduzir no blog.

E deixo-lhe o convite para fazer uma lista das tarefas recorrentes, que até não gastam muito tempo a realizar mas que realiza com frequência. E depois identifique em estratégias para as simplificar e automatizar (por exemplo procure no Google ou fale com colegas).

FERRAMENTAS

Liderança em Portugal

Recordo hoje os resultados do questionário que  lancei para recolher informação sobre os comportamentos dos líderes em Portugal. Queria verificar se a realidade de outros países, em que os líderes têm...

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AO COMANDO DA OBJETIVO LUA

Ana Relvas, Ph.D & Consultora de Desempenho

Ana Relvas é a propulsora da Objetivo Lua, projeto que cresceu da sua vontade em ajudar outros a concretizarem o seu potencial e foi construído sobre uma carreira de mais de 10 anos como Gestora e Engenheira Aeroespacial.

É esta experiência que, aliada à formação como Coach e Master Practitioner em Programação Neurolinguística, permite entender os desafios profissionais atuais e desenhar programa para cada pessoa, equipa ou empresa.

 

 

 

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