Um estudo de 2012 refere que em média passamos 28% do nosso dia de trabalho a lidar com o email. Isso são pelo menos 11 horas da nossa semana. Imagino que tendo em conta a diversidade de intervenientes e assuntos que um diretor de obra tem de gerir, este tempo por vezes possa até ser maior.

Mas principalmente, o diretor de obra tem de ser capaz de dar resposta a emails e fazer seguimento de assuntos, interagindo com pessoas que estão igualmente imersas em muitas grandes e pequenas coisas para tratar.

O resultado? Não ter resposta. Ou ter respostas incompletas. Ou ter respostas pouco claras. Ou que os compromissos não sejam cumpridos nos prazos desejados.

É essencial conseguir garantir que tem as respostas que precisa e consegue dar seguimento a assuntos em falta (por exemplo fazer seguimento se não teve informação/resposta que precisava até uma determinada data) sem isso lhe trazer trabalho adicional ou ocupar espaço mental.

Tudo isto ao mesmo tempo que dá resposta a muitas outras coisas, muitas vezes a correr de um lado para o outro e a depender do telemóvel para fazer tudo isso.

Vou partilhar consigo duas maneiras de comunicar de um modo mais efetivo por email. Uma tem de ver com o modo COMO ESCREVE os emails e a outra como tirar partido da TECNOLOGIA.

Torne a escrita do email mais efetiva e clara usando o campo assunto

O campo do assunto do email é um dos campos que tenho visto mais mal usado e que, se bem usado, aumenta a probabilidade dos emails serem abertos, lidos e reduz o tempo de resposta.

Tire partido deste campo para chamar a atenção do destinatário, ajudá-lo a filtrar as mensagens e clarificar o propósito.

Lembre-se que os outros estão também ocupados e com uma janela de atenção limitada por outras solicitações.

Uma das estratégias com maior impacto é escrever no assunto do email o prazo e o objetivo que pretende, por exemplo:

[até 5 out] inscreva-se no programa de treino para diretores de obra

[até 30 de setembro] orçamento para carpintaria

Mude o assunto se estiver a responder ou a encaminhar um email com um novo assunto. O assunto deve refletir o propósito do email e não de emails trocados anteriormente. Ao usar o assunto de um email antigo cujo tema já está resolvido, corre o risco da outra pessoa não lhe dar a prioridade devida.

Escreva assuntos que o ajudem a processar as respostas. Por exemplo, se pede orçamentos a várias empresas e usa o assunto “orçamento para carpintaria”, vai ter respostas de várias empresas com o mesmo título. Pode enviar para cada empresa um email com o nome da empresa e também com mais informação sobre a sua:

[até 30 de setembro] orçamento para carpintaria para Objetivo Lua (Carpinteiros XPTO)

Mais abaixo, como bónus, vou mostrar-lhe como enviar emails personalizados para uma lista só clicando num botão (ou seja, sem ter de estar a criar um email novo para cada fornecedor, pode enviar um email em que no assunto aparece o nome do fornecedor).

Envie um email por assunto o que aumenta a probabilidade de ter resposta e reduzir o tempo de resposta.

Isto é especialmente importante se os assuntos têm tempos de resposta diferentes e/ou são sobre informação distinta.

Por exemplo, em vez de enviar um email a pedir confirmação de disponibilidade para uma reunião e esclarecimentos sobre o estado de uma subempreitada, envie um email com o pedido de confirmação da disponibilidade para a reunião e outro email com o pedido de esclarecimentos.

Escrever dois emails vai facilitar a vida ao seu interlocutor que não ficará à espera de ter toda a informação para responder.

Vai também tornar a sua vida mais simples pois será mais fácil identificar as respostas. Pode parecer que dá mais trabalho mas é só uma ilusão.

Tire partido da tecnologia para saber quando não tem resposta

Imagine que para fazer o seu trabalho amanhã precisa de resposta a um email que enviou há uma semana. Com tanta informação para gerir é provável que não se lembre de fazer seguimento desse tema até ao momento em vai agarrar nesse trabalho e descobre que afinal não teve a resposta que precisava.

Imagine que era possível hoje ter um alerta no seu email indicando-lhe que não teve resposta a esse email. Imagine também que esse alerta não aparece se a pessoa lhe responder.

Ajuda, não?

Há várias estratégias para fazer isto, quer use Outlook ou Gmail, no computador ou no telemóvel, mas a mais simples e que funciona para os dois é um suplemento que se chama boomerang.

Boomerang para Outlook

Boomerang para Gmail

Tem um custo de $4.99/mês mas hoje em dia precisamos de nos deixar de procurar soluções grátis que não resolvem totalmente o nosso problema e investir em soluções que nos facilitem a vida. Tempo e resultados são dinheiro!

Além disso, o Boomerang tem outras funcionalidades que podem ser úteis como agendar a hora de saída de um email, parar de receber emails durante um período de tempo quando quer mesmo desligar ou saber se o email foi lido.

Cruzando o assunto bem escrito e o alerta com o Boomerang contribuí para ter um maior controlo do prazo da resposta (ou da falta dela).

Foi útil? Isto é a ponta do iceberg. Pode aprofundar estes temas e adquirir novas ferramentas de gestão de tempo e comunicação específicas para diretores de obra no programa de treino online semanal.

Veja mais sobre este programa online aqui.

BÓNUS: Envie emails personalizados para uma lista automaticamente

Imagine que tem uma informação mais ou menos semelhante que precisa de enviar por email a uma lista de contactos. Por exemplo,

• Precisa de enviar faturas ou mapas de adicionais a vários clientes (o texto do email é semelhante, varia o nome do destinatário, talvez algum texto e o ficheiro que anexa);
• Precisa de enviar pedidos de orçamentos a fornecedores (e quer colocar no assunto do email o nome do fornecedor);

Imagine que podia ter uma lista num Excel onde colocava o nome do destinatário, o endereço de email, até mais alguma informação específica no texto como o valor a pagar e a localização do ficheiro que quer anexar. E depois clicava num botão e um email diferente era enviado para cada um dos destinatários. Útil, não?

Isto faz-se usando uma funcionalidade chamada Mail Merge.

Para o fazer com o Outlook, precisa de

• criar a lista dos destinatários no Excel
• escrever o texto do email no Word
• e usar a funcionalidade de mail merge no Word.

Na prática usa o Outlook mas não entra no Outlook para fazer isto. Encontra aqui um vídeo a mostrar como se faz. Com o Outlook não pode enviar anexos. A solução é colocar os ficheiros na nuvem (por exemplo no Google Drive) e colocar no texto do email o link para o ficheiro.

Para fazer isto no Gmail pode usar um suplemento do GoogleSheets. Eu uso vários mas o mais simples é o YAMM que permite enviar 50 emails grátis por dia e anexar documentos personalizados.

Como fazer?

• Num documento do Google Sheets instala o suplemento yamm (faz isto num documento mas fica disponível em todos). Vá a SUPLEMENTOS no menu e escolha OBTER SUPLEMENTO. Procure por yamm.
• Cria uma folha com os contactos e informação que quer introduzir no email. Se quiser anexar um ficheiro, deve colocar os documentos na Google Drive e colar o link para o documento numa coluna (aqui explica como inserir anexos).
• Escreve o email no Gmail chamando o conteúdo da coluna que quer incluir entre chavetas, por exemplo {{Nome}}.
• No Google Sheets, usando o yamm, envia os emails.

Se quiser criar documentos personalizados em pdf com base na informação do Google Sheet e enviá-los por email use o suplemento Document Studio. Tudo ao clicar num botão. A versão grátis permite criar 20 documentos por dia.

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