Já não é a primeira vez que falo aqui do conceito do dia-lego: considerarmos o tempo do nosso dia como uma caixa que vamos encher com peças de lego.

Obviamente a caixa tem limites físicos, um espaço limitado, tal como tempo do dia. Cada peça de lego representa uma tarefa, que ocupa espaço/tempo.

Se nos dessem uma caixa e várias peças de lego, a maior parte das pessoas conseguiria otimizar o número de peças que arruma na caixa. No entanto, o mesmo não acontece quando estamos a falar de atividades que precisamos de distribuir no nosso dia.

Uma das estratégias que acho mais úteis é planear o dia usando a agenda, preenchendo/bloqueando tempo com as peças/atividades que desejamos. Isso traz-nos consciência do tempo que temos disponível, ajuda-nos a definir prioridades e a aumentar o foco.

Como nem todos temos as mesmas necessidades, esta “arrumação” não funciona do mesmo modo para toda a gente. Deixo de seguida algumas dicas para se inspirar e adaptar à sua realidade.

1. Experimente bloquear tempo para tarefas importantes que requerem algum tempo e que até podem nem ter um prazo. Isso vai ajudá-lo a, no dia-a-dia, avaliar a importância das coisas urgentes e imprevistas que vão aparecendo. O facto de bloquear tempo para uma tarefa não quer dizer que a precise de fazer naquela hora. Pode sempre “arrastá-la” ao longo do dia para acomodar outras coisas que estão a acontecer.
2. Não bloqueie o tempo todo. Dependendo do seu trabalho, precisará de deixar mais ou menos tempo para lidar com imprevistos. O seu trabalho pode até ser lidar com imprevistos. Nesse caso pode até fazer sentido só bloquear uma ou duas horas.
3. Sempre que possível marque reuniões para períodos em que o seu nível de energia e concentração estejam mais baixos, como por exemplo antes ou depois do almoço. Não marque reuniões para meio da manhã ou da tarde já que isso lhe vai “cortar” potenciais períodos de foco.
4. Agrupe tarefas semelhantes. Na nossa vida não vamos um dia ao supermercado para comprar leite, no outro fruta, no outro legumes…espero! Se tem muitos telefonemas para fazer, reserve parte do dia para o fazer de seguida. Se tem tarefas burocráticas para fazer, agrupe-as e faça-se juntas por exemplo uma vez por semana. Isto vai ajudá-lo a ganhar algum tempo.
5. Se o seu trabalho requer por exemplo focar-se e trabalhar sozinho e também interagir com pessoas, experimente planear as atividades de foco para a parte da manhã e deixar tempo livre durante a tarde para lidar com imprevistos, falar com pessoas, responder a telefonemas e emails. O foco consciente numa parte do dia vai permitir-lhe ser mais eficiente a realizar essas tarefas.
6. Se está envolvido em vários tipos de atividades/projetos, dedique-se a cada um deles num dia da semana. Até pode não precisar de planear as atividades, mas só ter a indicação da área/projeto a que se vai dedicar. Se continua a ter que dar resposta ou estar atento aos outros projetos, conte sempre com algum tempo disponível para o fazer, por exemplo ao fim da manhã ou ao fim do dia.

Se ao ler estas sugestões pensou “mas isto não funciona comigo”, provoco-o a perguntar-se “o que precisaria de acontecer para que funcionasse?” ou “que estratégias me podem ajudar a organizar melhor o meu dia e ganhar tempo?”.