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Um estudo do MIT revelou alguns dos hábitos dos gestores altamente produtivos. Este estudo envolveu 20000 gestores de todo o mundo e perceberam que aqueles que têm melhores índices de produtividade tendem a:

1. planear o trabalho com base nas suas prioridades e a agir de acordo;

2. adotar técnicas efetivas para gerir informação e tarefas;

3. perceber as necessidades dos outros, realizar reuniões curtas, dar resposta e direções claras.

Não surpreende a correlação entre a idade/senioridade e produtividade o que não implica que os gestores mais jovens devem ficar desmotivados pois todas estas competências se aprendem (por exemplo lendo livros sobre o tema, observando como outros fazem ou participando nos cursos da Objetivo Lua  )

De seguida partilho algumas ideias práticas para melhorar os resultados em cada uma destas áreas.

Planear o trabalho com base nas suas prioridades e a agir de acordo

Há duas coisas que são senso comum mas que nem sempre são frequentes: primeiro o criar tempo para definir as prioridades e segundo o agir de acordo com isso já que tendo em conta as inúmeras solicitações que os gestores têm, por vezes acabam por se deixar guiar por essas solicitações e não criam tempo para as suas prioridades.

Uma estratégia de muitos destes gestores é ESCREVEREM os seus objetivos anuais, mensais e semanais. Criam compromissos recorrentes na sua agenda para o fazer. E param alguns minutos diariamente, no início da manhã ou ao fim do dia, e revêem quais são os seus objetivos para esse dia, que idealmente contribuem para os objetivos semanais, mensais e anuais.

Repare que muitas vezes até tem estes objetivos diários na sua lista de tarefas ou na sua cabeça. Parar para pensar e escrever os objetivos diários ajuda a que essa informação esteja mais presente no seu consciente o que ajudará a tomar a decisão do que fazer quando surgem as solicitações.

Por vezes as solicitações são mais importantes naquele momento. Noutras vezes não são. Torne deste modo as suas decisões conscientes em vez de estarem em piloto automático ou sujeitas a pressão.

Avalie conscientemente o propósito das suas atividades, do que lê, das reuniões que participa e como contribuem para os seus objetivos.

Experimente reservar as primeiras horas do seu dia para se dedicar a tarefas que requerem concentração e sejam importantes (antes que o dia “aconteça”).

Bónus: leia o artigo “O segredo do alto desempenho ao longo do dia” que lhe dará pistas importantes sobre como tirar partido da sua energia.

Adotar técnicas efetivas para gerir informação e tarefas

Habitue-se a simplificar tarefas (por exemplo automatizando), deixar de fazer algumas ou a criar estratégias para ganhar tempo (às vezes coisas tão simples como almoçar numa hora em que há menos pessoas pode fazê-lo ganhar tempo). .

Deixe tempo no seu dia para lidar com imprevistos que vão acontecer (são aquilo a que chamo imprevistos previsíveis).

Reserve algum tempo do seu dia para realizar tarefas que requerem concentração totalmente… concentrado! Evite ver notificações (desligue-as até) e tire o som do telemóvel (realizará as tarefas com maior qualidade e em menos tempo). Só aqui pode fazer a tarefa 30% mais rapidamente.

Aprenda a lidar com o email de um modo mais efetivo. Em primeiro lugar, fuja à tentação de estar sempre a ver o email (desligue a notificação) e habitue-se a ver o email numa frequência predefinida (por exemplo de hora a hora ou de 2 em 2 horas). Aprenda a processar o email mais rapidamente, por exemplo:

1- Filtre (visualmente ou usando regras) e trate os emails com base no assunto e quem enviou o email. Ignore os restantes. Pode criar filtros/flags para os contactos mais importantes.

2- Responda logo aos mais importantes em vez de marcar para responder mais tarde.

3- Se tem um conjunto de emails para processar com o mesmo assunto (várias respostas) comece pelo mais recente. O problema até pode já estar resolvido.

4- Se recebe muitos emails para tomar conhecimento, reavalie se é realmente importante receber esses emails. Comunique com a equipa para serem mais seletivos nos emails que lhe enviam.

Delegue tarefas em particular as que não estão alinhadas com os seus objetivos.

Perceber as necessidades dos outros, realizar reuniões curtas, dar resposta e direções claras

Com estes comportamentos, ajuda os outros a serem também mais produtivos.

A identificação das reuniões curtas (no máximo 90 minutos já que tendemos a perder o foco e capacidades em reuniões mais longas) como um dos comportamentos que distingue os gestores altamente produtivos inspira novas abordagens de um modo mais sistemático como:

1- Evitar convocar reuniões que não são necessárias pensando antes no que se quer obter. Por exemplo compartilhar estado de trabalho pode na maior parte dos casos ser feito por email mas por outro lado criar relação ou envolver pessoas na resolução de problemas convém ser feito em pessoa.

2- Recusar participar em reuniões que não são alinhadas com os seus objetivos, ou participar só numa parte ou propor reuniões em regime de videoconferência com o skype ou outras soluções que permitem perfeitamente envolver várias pessoas (sugestões neste artigo) sem perder tempo a deslocar-se.

3- Pedir aos participantes nas reuniões que se preparem (disponibilizando com tempo a lista de assuntos a tratar), clarificar os próximos passos e garantir compromisso e compreensão.

Além disso, crie estratégias para melhorar o desempenho da equipa e como passar temas tranquilamente.

E agora?

Ser produtivo implica muitas vezes começar por experimentar estratégias que funcionam com outras pessoas e ajustar o que for necessário à sua realidade. Depois fazê-lo consistentemente, ou seja, transformar isso num hábito. Escolha uma destas ideias e nos próximos dias foque-se em pô-la em prática no dia-a-dia. 

E se está realmente curioso sobre como ser um gestor mais produtivo e desenvolver a competência e empenho da sua equipa, avalie participar no programa de Liderança Efetiva para Gestores Ocupados que traz estratégias para maior produtividade do gestor e da sua equipa seja qual for o nível de experiência que tenha. Esteja onde estiver pode participar já que este programa de 7 sessões presenciais vai ocorrer em videoconferência (e poupará o tempo de deslocação).

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AO COMANDO DA OBJETIVO LUA

Ana Relvas, Ph.D & Consultora de Desempenho

Ana Relvas é a propulsora da Objetivo Lua, projeto que cresceu da sua vontade em ajudar outros a concretizarem o seu potencial e foi construído sobre uma carreira de mais de 10 anos como Gestora e Engenheira Aeroespacial.

É esta experiência que, aliada à formação como Coach e Master Practitioner em Programação Neurolinguística, permite entender os desafios profissionais atuais e desenhar programa para cada pessoa, equipa ou empresa.

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