Uma maneira de nos organizarmos para ganharmos tempo é juntarmos tarefas semelhantes. No dia-a-dia já fazemos isso como quando tratamos de vários assuntos na rua ou compras no mesmo dia.
No trabalho também podemos fazer isso juntando vários assuntos semelhantes e tratando-os todos de uma vez em lote (batch).
Hoje deixo-lhe uma sugestão para fazer isto com tarefas que chegam por e-mail.
Por exemplo, imagine que recebe vários e-mails que requerem o mesmo tipo de tratamento ou serem tratados na mesma altura. Crie uma pasta onde vai colocando esses e-mails e no momento certo vá lá tratar.
Vou dar-lhe alguns exemplos no meu caso:
Pasta onde coloco as faturas de despesas profissionais que me chegam por e-mail. No fim do mês processo esses e-mails, junto as faturas e envio à contabilista.
Pasta onde coloco por exemplo vários orçamentos que estou a analisar. Quando tiver todos os orçamentos, faço a análise.
Pasta onde coloco todas as confirmações de pagamentos ou pedidos de inscrições em cursos e uma ou duas vezes por dia trato de tudo de uma vez.
Nalguns casos até se pode tirar partido das regras que colocam automaticamente os e-mails nessas pastas. A única coisa que precisa de garantir é que se lembra de fazer esse processamento.
FERRAMENTAS
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AO COMANDO DA OBJETIVO LUA
Ana Relvas, Ph.D & Consultora de Desempenho
Ana Relvas é a propulsora da Objetivo Lua, projeto que cresceu da sua vontade em ajudar outros a concretizarem o seu potencial e foi construído sobre uma carreira de mais de 10 anos como Gestora e Engenheira Aeroespacial.
É esta experiência que, aliada à formação como Coach e Master Practitioner em Programação Neurolinguística, permite entender os desafios profissionais atuais e desenhar programa para cada pessoa, equipa ou empresa.
