Quando começo a falar na importância das checklists nos meus cursos noto que não é um dos temas mais atrativos. Embora alguns adorem esta ferramenta e fiquem felizes por alguém os compreender, para outros é só uma seca de um processo que serve para perder tempo.

Por isso imagino que este artigo não vá gerar muito interesse 😉, mas vou escrever sobre isto na mesma pois acredito que as checklists podem ajudar bastante aqueles que querem fazer o seu trabalho bem feito lidando com o aumento da complexidade, informação e pressão dos dias de hoje.

“Como fazer as coisas bem feitas” é o subtítulo do livro cativante do Atul Gawande “The checklist manifesto” (que curiosamente (ou não) não consegui encontrar nas nossas livrarias em Português.

Atul Gawande é um cirurgião de Harvard, um especialista em saúde pública e, neste livro, mostra-nos como o uso das checklists reduziu o erro humano e salvou vidas em operações médicas. Atul Gawande observou uma redução de menos 35% nas complicações das operações e a 47% menos mortes nas operações. UAU!

Na aviação as checklists também salvam vidas, mas não só. Outras profissões com menor risco na vida humana também as usam.

É importante perceber já que uma checklist não é uma receita para fazer uma operação ou para pilotar um avião. É uma receita para as coisas importantes que são esquecidas. É uma receita para evitarmos erros que podem ser evitados.

Os erros por complexidade de informação e pressão

Podemos errar por falta de conhecimento ou experiência a realizar uma determinada atividade. Mas também podemos cometer erros apesar do nosso nível de conhecimento, em particular em situações críticas e de pressão.

É provável que não viva diariamente situações de vida ou morte, mas tendo em conta a quantidade de informação e pressão dos dias de hoje, depara-se com certeza com situações críticas e de pressão (que embora pareçam de vida ou morte, não o são, mas isso é assunto para outro artigo 🙂).

Médicos, pilotos ou todos nós, podemos cometer erros ou por falta de atenção (que é cada vez mais limitada pois está a ser constantemente solicitada), ou porque nos esquecemos de um passo, ou porque minimizámos a importância de um passo que parece insignificante, mas pode ter alto impacto (como os médicos lavarem as mãos).

A conjugação dos fatores muita informação/conhecimento necessário para realizar uma atividade e contextos de emergência/pressão podem levar-nos a cometer estes erros. As boas notícias é que o uso de checklists os podem minimizar.

Tipos de checklists

Existe o equívoco que as checklists se resumem a umas caixas que temos de marcar para controlo, garantindo ao departamento de Qualidade ou numa auditoria que algo foi feito. Mas como disse, isso é um equívoco. As checklists devem servir para facilitar uma cultura de trabalho em equipa e promover a disciplina para “o fazer o trabalho bem feito”. Mas têm de ser bem feitas para servir esse propósito.

Todos podemos criar checklists para nos ajudarem no nosso trabalho individualmente ou em equipa.

Podemos começar por pensar em que atividades é que uma checklist nos pode servir para ultrapassar as limitações da nossa memória e incapacidade de usarmos todos os nossos recursos mentais quando estamos sob pressão. Quando mais vezes realizarmos essa atividade, mais útil será a checklist.

E não há vergonha nenhuma em nos organizarmos para poupar a nossa energia mental e termos ajuda para cometermos menos erros.

Uma checklist bem feita é clara, concisa e foca-se nos pontos que podem ser mais facilmente ignorados. Se a ideia é ser partilhada com outros, é mesmo uma boa prática envolvê-los na criação dessa checklist e testá-la no mundo real e ajustá-la com base no feedback.

A checklist pode ser a lista da sequência de atividades e subactividades ou uma lista que identifica os pontos de comunicação entre vários elementos da equipa referindo quando e que tipo de informação deve ser trocada antes de avançarem num projeto.

As minhas checklists

Muito do meu trabalho é suportado por checklists em particular as atividades/projetos que se repetem. Isto traz-me muita tranquilidade, ajuda-me a planear e a ser mais rápida a executar.

Por exemplo, tenho checklists que me ajudam a preparar um curso, a desenhar um curso online, a planear a minha semana e o meu trimestre, a preparar-me para ir de férias, ou a preparar uma viagem de trabalho ou lazer.

Estas listas não só me lembram do que há a fazer como agregam a informação necessária para o fazer, ou seja, listo os passos/atividades e incluo informação como por exemplo o link para um documento, uma pasta, ou um contacto para que, cada vez que realizo aquela atividade, não precise de andar à procura. Estas ligações são essenciais para ganhar tempo.

Uso o Dynalist, uma das minhas ferramentas favoritas, para fazer checklists (deixo aqui um manual sobre como uso o Dynalist).

O Dynalist permite ter modelos destas listas que copio cada vez que vou utilizar, por exemplo quando estou a preparar um novo curso. Posso usá-las no telemóvel ou no computador. Permite também partilhar uma lista com outras pessoas. Cada lista tem um link que permite o acesso online. Normalmente registo esse link nas notas da minha aplicação de gestão de tarefas para que seja fácil aceder quando estou a fazer essa tarefa.

E agora?

Deixo a pergunta: quais são as atividades complexas, que requerem vários passos, que faz com mais frequência e que podem ganhar com uma checklist, não só no resultado como também em trazer alguma tranquilidade à sua mente?

Se ainda não está convencido, mas quer realmente inspirar-se neste caminho, explore o livro Atul Gawande “The checklist manifesto” 😊